Tối ưu hóa bảo hành điện tử là một vấn đề nan giải thường xuyên đối với các công ty sản xuất và bán sản phẩm có các yếu tố bảo hành như: Ti vi, xe máy, xe điện, tủ lạnh, bóng đèn, thang máy, cửa cuốn công nghiệp, v..v.. Bài toán làm thế nào để quản lý và tối ưu thời gian bảo hành sản phẩm bên cạnh dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp đang là trăn trở của nhiều doanh nghiệp.
Để giúp doanh nghiệp trả lời những câu hỏi này và đạt được lợi thế cạnh tranh, iCheck đã tổng hợp ba bước cơ bản để giúp doanh nghiệp hợp lý hóa việc quản lý bảo hành ngay lập tức.
1. Xem lại các biện pháp quản lý bảo hành điện tử hiện tại của bạn
Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi quy trình nào, chủ doanh nghiệp nên kiểm tra xem các dịch vụ bảo hành và bảo trì hiện có của họ hoạt động như thế nào. Cụ thể, các công ty có thể đặt câu hỏi như:
– Quy trình bảo hành hiện tại của bạn có thực tế đối với khách hàng của bạn không? Có dễ triển khai với hệ thống đại lý/nhân viên không?
– Hồ sơ về sản phẩm khách hàng đã mua và các chính sách bảo hành áp dụng được lưu giữ và sắp xếp như thế nào?
– Việc thực hiện bảo hành thực tế mất bao lâu? Có bao nhiêu bước liên quan?Các bước tiếp theo có thể được tối ưu hóa không?
Trên thực tế, một phương pháp cơ bản là sử dụng phương pháp Excel truyền thống. Nói cách khác, khi khách xuất trình bảo hành, nhân viên sẽ nhập thông tin vào một file Excel và quản lý. Nếu đây là cách doanh nghiệp của bạn hoạt động, bạn có thể dễ dàng trả lời các câu hỏi trên.
Tuy nhiên quản lý bảo hành theo phương pháp truyền thống này có rất nhiều bất cập, điển hình như:
– Bảo hành gây phiền phức cho khách hàng vì phải giữ phiếu bảo hành lâu.
– Chính sách bảo hành rườm rà, nhân viên mất thời gian nhập liệu, đại lý mất thời gian tra cứu thông tin bảo hành.
– Hồ sơ thông tin và chính sách bảo hành liên quan đến sản phẩm khách hàng mua được lưu trữ và chuyển giao mà không có bất kỳ mối quan hệ nào giữa Công ty và đại diện của Công ty. Do nhập thủ công nên thông tin còn nhiều sai sót, chưa kể các lỗi như lỗi chia sẻ file, máy tính hỏng.
– Việc triển khai bảo hành trên thực tế bao gồm nhiều bước và mất nhiều thời gian trong việc phối hợp thông tin giữa đại lý bảo hành và hãng.
Và bạn cần một giải pháp bảo hành điện tử phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh của mình.
>> Xem thêm: Đâu là hình thức bảo hành điện tử phù hợp với doanh nghiệp
2. Lựa chọn giải pháp bảo hành điện tử phù hợp
Sau khi xem xét các quy trình hiện có, doanh nghiệp có thể dễ dàng có được bức tranh toàn cảnh về thời gian bảo hành và sử dụng nó để tìm ra giải pháp phù hợp. Phần mềm bảo hành điện tử bán hàng hiện nay được tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng, khi sản phẩm xuất xưởng thành công phần mềm sẽ tự động sinh phiếu bảo hành riêng phù hợp cho từng khách hàng và tất cả sản phẩm. Phiếu bảo hành trên đó ghi thông tin khách hàng và thông tin sản phẩm. Sau đó, nếu bạn cần bảo hành, bạn chỉ cần cung cấp thông tin cá nhân để nhân viên của chúng tôi kiểm tra xem sản phẩm có còn bảo hành hay không. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ phù hợp với các kênh bán hàng trực tiếp, còn đối với các ứng dụng kênh bán hàng trực tuyến có thể gặp khó khăn khi xác minh thông tin người mua.
Mặt khác, giải pháp bảo hành điện tử QR code hoàn toàn có thể áp dụng cho các kênh bán hàng online và offline nhờ phần “đẩy” kích hoạt bảo hành đến khách hàng. Cụ thể, khách hàng quét mã QR của sản phẩm để kích hoạt bảo hành và cung cấp thông tin mà không cần phải đến cửa hàng bán lẻ.
>> Xem thêm: Các tính năng hệ thống quản lý bảo hành điện tử cần phải có
3. Sử dụng hiệu quả dữ liệu bảo hành điện tử
Thông tin về khách hàng và sản phẩm xác nhận bảo hành là kho tàng dữ liệu quý giá nếu doanh nghiệp biết cách sử dụng. Ví dụ:
Dựa trên dữ liệu này, các công ty có thể tính toán chu kỳ sản phẩm cần bảo hành hoặc thay thế và gửi thông báo cho khách hàng để kích thích nhu cầu. Về mặt quản trị, dữ liệu bảo hành được tập trung và cập nhật liên tục giúp hãng dễ dàng quản lý các công văn bảo hành tại từng đại lý. Dữ liệu bảo hành điện tử giúp các công ty dễ dàng xác định các trường hợp đại lý gian lận hoặc phóng đại khối lượng vận chuyển được yêu cầu.
Bạn đang tìm giải pháp quản lý bảo hành điện tử hoàn hảo?
Tìm câu trả lời cho việc quản lý bảo hành có vẻ khó khăn và nan giải, nhưng iCheck có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi dẫn đầu thị trường trong việc cung cấp nhiều giải pháp mã QR và mã vạch.
Case study về tối ưu hóa quy trình bảo hành với iCheck:
[iCheck x Newstar] Tinh giản khâu bảo hành – giữ chân khách hàng hiệu quả
Nguồn: https://icheckcorporation.vn/
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ để được hỗ trợ
– Hotline: 0911 719 969
– Email: tuandq@icheck.com.vn
– Fanpage: https//www.facebook.com/iCheckcorporation.vn
– Website: https://icheckcorporation.vn/
