Các tính năng hệ thống quản lý bảo hành điện tử cần phải có

Bảo hành điện tử là giải pháp ứng dụng công nghệ QR Code đã và đang được nhiều hãng sản phẩm sử dụng để thay thế hoàn toàn phiếu bảo hành truyền thống. Để triển khai một chương trình bảo hành điện tử toàn diện, bên cạnh việc dán tem bảo hành, các công ty cần có một hệ thống quản lý thông tin, lịch sử bảo hành. Ngoài ra, để được coi là hiệu quả, một hệ thống quản lý bảo hành phải có tất cả các khả năng được nêu dưới đây. Cùng iCheck tìm hiểu xem đó là những tính năng gì nhé!

Thế nào là Hệ thống quản lý bảo hành điện tử?

Giải pháp tem bảo hành điện tử không chỉ thuận tiện cho người tiêu dùng mà còn mang lại nhiều lợi ích và ngày càng được các nhà sản xuất, nhà phân phối sử dụng. Với mục đích này, các giải pháp bảo hành điện tử được quản lý bởi hệ thống. 

Hệ thống quản lý bảo hành điện tử là một hệ thống dựa trên nền tảng công nghệ QR Code, được sử dụng để quản lý quy trình bảo hành sản phẩm, từ khi gửi yêu cầu bảo hành của khách hàng đến khi phê duyệt, xử lý và hoàn tất quá trình bảo hành.

Hệ thống bảo hành điện tử thường bao gồm các chức năng như thu thập dữ liệu thông tin khách hàng; kiểm tra tình trạng bảo hành, bảo trì sản phẩm; theo dõi khiếu nại, lưu trữ thông tin sản phẩm và bảo hành, xuất chứng từ bảo hành; Thực hiện bảo hành, báo cáo, thống kê liên quan đến hoạt động bảo hành.

Hệ thống quản lý bảo hành giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của cả doanh nghiệp và khách hàng trong quá trình quản lý lịch sử bảo hành. 

>> Xem thêm: Ứng Dụng Bảo Hành Điện Tử Cho Đá Ốp Lát Như Thế Nào?

Các chức năng một hệ thống quản lý bảo hành điện tử bắt buộc phải có

Quản lý điểm bảo hành, bảo trì

Điểm bảo hành (trạm bảo hành) là trung tâm bảo hành của hãng sản phẩm. Nếu người mua hàng có yêu cầu bảo hành thì sẽ kết nối với nhãn hàng đó và được hướng dẫn đến điểm bảo hành gần nhất để được tiến hành bảo hành sản phẩm.

Yêu cầu bảo hành của khách hàng có thể được tiếp nhận, xem xét và xử lý tại đây. Quản lý điểm bảo hành giúp doanh nghiệp chắc chắn rằng các sản phẩm được kiểm tra, đánh giá và (nếu cần) được sửa chữa theo quy trình vận hành tiêu chuẩn. Điều này duy trì chất lượng sản phẩm và tăng sự hài lòng của khách hàng. 

Khả năng theo dõi và quản lý các điểm bảo hành của tem bảo hành điện tử cho phép nhãn hàng nhanh chóng thu thập dữ liệu và tạo báo cáo về quy trình bảo hành tại trạm, từ đó đánh giá hiệu quả của hoạt động bảo hành và triển khai nhanh chóng. Xác định và khắc phục các sự cố tiềm ẩn. Đồng thời, nó cải thiện quy trình bảo hành, hợp lý hóa hoạt động kinh doanh và tránh các khiếu nại mua sắm gian lận tốn kém.

Thay mặt khách hàng kích hoạt bảo hành trực tiếp trên hệ thống.

Có một số trường hợp khách hàng lớn tuổi không có kỹ thuật, hoặc ở xa không biết kích hoạt bảo hành. Rất thuận tiện cho nhân viên có thể kích hoạt bảo hành từ xa thay cho khách hàng nếu sản phẩm không có sẵn. Điều này giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, công sức và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. 

Tính năng thay cho khách hàng kích hoạt bảo hành trong hệ thống cho phép nhân viên trực tiếp kích hoạt bảo hành sản phẩm nếu nhân viên có đầy đủ thông tin về sản phẩm và khách hàng (tên, tuổi, địa chỉ, số serial,…) Khách hàng không cần đến cửa hàng hay chạm tay vào sản phẩm mã vẫn có thể được kích hoạt

Quản lý yêu cầu bảo hành, bảo trì

Nắm bắt thông tin bảo hành khi khách hàng có yêu cầu bảo hành, bảo trì sản phẩm là một trong những chức năng thiết yếu của hệ thống quản lý bảo hành điện tử. 

Bước tiếp nhận thông tin bảo hành giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm được bảo hành tại trung tâm bảo hành nào, thời gian nhận và trả hàng, thông tin về tình trạng sản phẩm, lý do bảo hành.

Quản lý quy trình bảo hành điện tử

Hệ thống cần theo dõi và quản lý quy trình bảo hành từ khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng đến khi hoàn tất quá trình bảo hành. Trong đó bao gồm bàn giao sản phẩm, xác nhận, tạo phiếu bảo hành và thông báo kết quả xử lý cho khách hàng.

Quản lý quy trình bảo hành cho phép các công ty theo dõi tiến trình bảo hành sản phẩm. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định hiệu suất bảo hành của sản phẩm ở điểm cao nhất hay thấp nhất trong thời gian bảo hành. 

Báo cáo, thống kê lịch sử bảo hành điện tử

Tính năng Lịch sử bảo hành lưu trữ dữ liệu bảo hành cho tất cả các sản phẩm. Tất cả các thông tin kích hoạt bảo hành, tiếp nhận bảo hành, thay đổi thông tin bảo hành đều được lưu trên màn hình này. Doanh nghiệp dễ dàng xem lịch sử bảo hành, thống kê chi tiết cho từng sản phẩm và xuất báo cáo dữ liệu bảo hành.

Quản lý lịch sử bảo hành điện tử cho phép doanh nghiệp năm hết tất cả các thông tin như kích hoạt bảo hành, tiếp nhận bảo hành,…

Cài đặt thông tin bảo hành điện tử

Theo đặc điểm sản phẩm và nhu cầu quản lý, doanh nghiệp thiết lập nhiều trường thông tin để tiếp nhận và lưu trữ thông tin bảo hành. Các trường thông tin chung như tên khách hàng, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ email, ngày mua hàng, ngày bắt đầu bảo hành, mã serial sản phẩm, tên sản phẩm,…

Quản lý thông tin khách hàng kích hoạt bảo hành

Hệ thống cần cung cấp khả năng lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email và các thông tin liên quan khác.

Quản lý thông tin sản phẩm

Hệ thống của bạn sẽ cho phép bạn nhập và quản lý thông tin sản phẩm, bao gồm tên sản phẩm, số seri, mã sản phẩm, thông số kỹ thuật và các thông tin liên quan khác.

Báo cáo và Thống kê

Hệ thống sẽ cung cấp các công cụ báo cáo và thống kê để giúp các công ty theo dõi toàn bộ tình trạng bảo hành điện tử, đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Chức năng thông báo đồng thời cho doanh nghiệp và khách hàng

Hệ thống phải hỗ trợ các chức năng liên lạc, thông báo với khách hàng như gửi thông tin về quá trình bảo hành, cập nhật kết quả xử lý và truyền đạt các thông tin liên quan khác. 

Bảo mật và phân quyền đại lý

Các hệ thống phải được bảo mật và phân quyền để bảo vệ thông tin khách hàng, thông tin sản phẩm và quy trình bảo hành khỏi nguy cơ rò rỉ thông tin hoặc truy cập trái phép.

>> Xem thêm: Các chức năng khác của tem bảo hành điện tử

Hệ thống bảo hành điện tử iCheck

Lựa chọn giải pháp bảo hành điện tử cho thiết bị của mình là vấn đề nan giải của nhiều công ty sử dụng hình thức bảo hành này cho sản phẩm đầu tiên của mình.

Giải pháp QR code bảo hành điện tử của iCheck là một trong những giải pháp bảo hành tốt nhất trên thị trường bởi những tính năng trên. Hệ thống bảo hành điện tử iCheck giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng dịch vụ bảo hành chuyên nghiệp hơn trên quan điểm của khách hàng.

Ngoài ra, giải pháp bảo hành điện tử của iCheck còn có những tính năng tuyệt vời khác như khả năng quản lý các giải pháp khác của iCheck như chống hàng giả, quản lý bán hàng trực tiếp trên hệ thống này. 

Tích hợp đa giải pháp là tính năng nổi bật của hệ thống bảo hành điện tử iCheck

Nguồn: https://icheckcorporation.vn/

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ để được hỗ trợ 

– Hotline: 0911 719 969

– Email: tuandq@icheck.com.vn

– Fanpage: https//www.facebook.com/iCheckcorporation.vn

– Website: https://icheckcorporation.vn/