Mã vạch là một số công cụ quản lý hàng tồn kho linh hoạt, giá cả phải chăng và dễ sử dụng nhất mà các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng. Bằng cách tạo mã vạch của riêng mình, bạn có thể theo dõi hàng tồn kho, quản lý các chương trình khách hàng thân thiết và thậm chí tạo tài liệu tiếp thị được cá nhân hóa.
Mã vạch là gì và chúng hoạt động như thế nào?
Mã vạch là một chuỗi các dòng màu đen và trắng mà máy có thể đọc được. Độ rộng và khoảng cách của các dòng biểu thị dữ liệu duy nhất có thể được giải mã bằng máy quét.
Mã vạch được phát minh vào những năm 1970 như một cách để theo dõi hàng tồn kho trong các cửa hàng tạp hóa. Ngày nay, chúng được sử dụng trong mọi ngành công nghiệp để theo dõi mọi thứ, từ sách vở đến vật nuôi.
Mã vạch được đọc bởi một máy quét, chuyển đổi các dòng thành xung điện. Sau đó, máy quét sẽ gửi các xung này tới máy tính, máy tính sẽ chuyển chúng thành số hoặc ký hiệu khác. Mã vạch, máy quét và máy in cùng nhau chiếm phần lớn thiết bị quét kho được các nhà bán lẻ Thương mại Điện tử sử dụng.
Thông tin có thể quét này có thể được sử dụng cho nhiều mục đích quản lý hàng tồn kho, bao gồm theo dõi sản phẩm, quản lý các chương trình khách hàng thân thiết và tạo tài liệu tiếp thị được cá nhân hóa.
Theo dõi sản phẩm
Bằng cách quét mã vạch, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng lấy thông tin về một mặt hàng, chẳng hạn như số lượng trong kho, vị trí của nó, khi nào cần đặt hàng lại, v.v.
Mã vạch thường được quét nhiều lần trong suốt vòng đời của sản phẩm. Ví dụ: nhân viên kho sẽ quét sản phẩm khi chúng được nhận, đặt hàng, chọn lọc, xử lý và vận chuyển, do đó sẽ theo dõi trạng thái của chúng trong toàn bộ quy trình hậu cần.
Mẹo chuyên nghiệp: Bạn muốn đảm bảo hệ thống mã vạch của mình tích hợp với phần còn lại của doanh nghiệp? Xem bài đăng của chúng tôi về các phần mềm mã vạch phổ biến có thể giúp doanh nghiệp của bạn được đồng bộ hóa.
Quản lý các chương trình khách hàng thân thiết
Tạo mã vạch có thể được sử dụng để theo dõi việc mua hàng của khách hàng và trao điểm tương ứng. Ví dụ: bạn có thể cung cấp cho khách hàng một thẻ có mã vạch để họ có thể quét mỗi khi mua hàng.
Sau đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu này để tạo báo cáo cho biết tần suất khách hàng mua sắm, loại mặt hàng họ mua, số tiền họ chi tiêu, v.v.
Thông tin này có thể được sử dụng để điều chỉnh các chương trình khách hàng thân thiết và chiến dịch tiếp thị cho từng khách hàng.
Tạo tài liệu tiếp thị được cá nhân hóa
Mã vạch có thể được sử dụng để tạo tài liệu tiếp thị được cá nhân hóa, chẳng hạn như phiếu giảm giá và mã giảm giá.
Ví dụ: bạn có thể sử dụng mã vạch để tạo mã giảm giá duy nhất cho mỗi khách hàng. Sau đó, khách hàng có thể quét mã vạch để được giảm giá.
Bạn cũng có thể sử dụng mã vạch để theo dõi tần suất khách hàng sử dụng phiếu giảm giá của bạn hoặc số tiền họ chi tiêu.
Như bạn có thể thấy, mã vạch mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp nhỏ. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ nói về cách bắt đầu với hệ thống mã vạch của riêng bạn.
Khi nào là lúc triển khai tạo mã vạch?
Không có quy tắc cứng nhắc và nhanh chóng nào về thời điểm bạn nên bắt đầu sử dụng mã vạch. Tuy nhiên, có một số nguyên tắc chung có thể giúp bạn quyết định xem đã đến lúc thực hiện chuyển đổi hay chưa:
Bạn đang theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công
Nếu bạn đang theo dõi hàng tồn kho của mình bằng bút, giấy hoặc bảng tính, có lẽ đã đến lúc chuyển sang hệ thống mã vạch. Mã vạch có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức bằng cách tự động hóa quy trình quản lý hàng tồn kho.
Bạn có rất nhiều sản phẩm
Nếu bạn có lượng hàng tồn kho lớn, có thể khó theo dõi mọi thứ nếu không có mã vạch. Mã vạch có thể giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng xác định vị trí các mặt hàng cụ thể trong kho của bạn.
Bạn có nhiều địa điểm
Nếu bạn có nhiều kho hàng hoặc cửa hàng bán lẻ, mã vạch có thể giúp bạn theo dõi mức tồn kho ở mỗi địa điểm.
Bạn muốn theo dõi mức độ trung thành của khách hàng
Nếu bạn muốn bắt đầu chương trình khách hàng thân thiết hoặc thu thập dữ liệu về thói quen mua hàng của khách hàng, mã vạch có thể giúp bạn làm điều đó.
Bây giờ chúng ta đã đề cập đến những điều cơ bản về mã vạch và cách chúng có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ của bạn, hãy nói về cách tạo mã vạch của riêng bạn.
Nhiều trường hợp khác sử dụng hệ thống tạo mã vạch
Có nhiều cách khác mà mã vạch có thể được sử dụng để nâng cao hiệu quả trong các doanh nghiệp nhỏ. Một số trường hợp sử dụng phổ biến nhất bao gồm:
- Theo dõi tài sản: Mã vạch có thể được sử dụng để theo dõi vị trí của tài sản, chẳng hạn như máy tính, công cụ và thiết bị.
- Theo dõi thời gian: Mã vạch có thể được sử dụng để theo dõi thời gian bấm giờ vào/ra của nhân viên.
- Quản lý khách truy cập: Mã vạch có thể được sử dụng để theo dõi ai đến và đi trong tòa nhà.
- Quản lý sự kiện: Mã vạch có thể được sử dụng để theo dõi người tham dự tại các sự kiện, chẳng hạn như hội nghị và triển lãm thương mại.
- Vận chuyển và nhận hàng: Mã vạch có thể được sử dụng để theo dõi các lô hàng và giao hàng.
Hướng dẫn từng bước tạo mã vạch
Bây giờ bạn đã biết mã vạch có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp nhỏ của mình, hãy nói về cách bắt đầu tạo mã vạch của riêng bạn.
1. Chọn loại mã vạch
Có hai loại mã vạch chính: tuyến tính (hoặc 1D) và 2D.
Mã vạch tuyến tính là loại mã vạch phổ biến nhất. Chúng thường được sử dụng để theo dõi hàng tồn kho trong các cửa hàng bán lẻ. Mã vạch tuyến tính có thể lưu trữ tới 20 chữ số thông tin.
Mã vạch 2D ít phổ biến hơn nhưng chúng đang trở nên phổ biến nhờ khả năng lưu trữ nhiều thông tin hơn. Mã vạch 2D có thể lưu trữ tới 7.089 ký tự thông tin.
Vậy làm thế nào để bạn biết loại mã vạch nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Nó phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Nếu bạn chỉ cần theo dõi thông tin cơ bản, chẳng hạn như tên sản phẩm và giá cả, mã vạch tuyến tính có thể là đủ.
Tuy nhiên, nếu bạn cần theo dõi thông tin chi tiết hơn, chẳng hạn như dữ liệu khách hàng hoặc chi tiết giao hàng, mã vạch 2D sẽ là lựa chọn tốt hơn.
2. Chọn ký hiệu mã vạch
Khi bạn đã quyết định loại mã vạch, bạn cần chọn hệ thống ký hiệu. Ký hiệu là một định dạng cụ thể để mã hóa dữ liệu trong mã vạch. Có hàng tá ký hiệu khác nhau, nhưng phổ biến nhất là Mã 128, Mã 39 và UPC-A.
Mã 128 là hệ thống ký hiệu linh hoạt nhất và có thể được sử dụng để mã hóa bất kỳ loại dữ liệu nào. Tuy nhiên, nó phức tạp hơn các hệ thống ký hiệu khác và đòi hỏi nhiều sức mạnh xử lý của máy tính hơn để giải mã.
Mã 39 là một hệ thống ký hiệu phổ biến để mã hóa dữ liệu chữ và số. Nó thường được sử dụng để theo dõi hàng tồn kho trong kho.
UPC-A là hệ thống ký hiệu phổ biến nhất để mã hóa dữ liệu số. Nó thường được sử dụng để theo dõi sản phẩm trong các cửa hàng bán lẻ.
3. Nhận máy quét mã vạch
Khi bạn đã chọn một hệ thống ký hiệu, bạn sẽ cần có một máy quét mã vạch có thể đọc được hệ thống ký hiệu đó. Máy quét mã vạch có sẵn ở cả kiểu cầm tay và kiểu gắn cố định.
Máy quét cầm tay là loại máy quét phổ biến nhất. Chúng nhỏ, di động và dễ sử dụng. Tuy nhiên, họ chỉ có thể quét một mã vạch mỗi lần.
Máy quét gắn cố định lớn hơn và đắt hơn máy quét cầm tay. Nhưng chúng có ưu điểm là có thể quét nhiều mã vạch cùng một lúc. Điều này làm cho chúng trở nên lý tưởng để sử dụng trong môi trường nhà kho hoặc bán lẻ.
Xem bài đăng của chúng tôi về cách chọn máy in và máy quét mã vạch phù hợp để có được thiết bị phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
4. Tạo mã vạch của bạn
Bây giờ bạn đã có máy quét mã vạch, bạn cần tự tạo mã vạch. Có rất nhiều chương trình phần mềm có thể giúp bạn thực hiện việc này.
Một số trình tạo mã vạch, chẳng hạn như iCheck Barcode hay OnlQR Generator, cho phép bạn tạo mã vạch miễn phí. Những phần mềm khác, chẳng hạn như TEC-IT, tính phí thuê bao hàng tháng.
Có thể tạo mã vạch miễn phí bằng các công cụ như Excel, Google Sheets hoặc LibreOffice.
Tuy nhiên, những công cụ này chỉ hỗ trợ một số lượng ký hiệu hạn chế và chúng có thể khó theo dõi. Ví dụ: Excel chỉ hỗ trợ Mã 128 và UPC-A.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng trình tạo mã vạch chuyên dụng, chẳng hạn như Trình tạo mã vạch iCheck, để tạo mã vạch của mình. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng mã vạch của bạn được tạo chính xác.
5. In mã vạch của bạn
Khi bạn đã tạo mã vạch của mình, bạn cần in chúng. Bạn có thể in mã vạch trên nhãn, thẻ hoặc thẻ bằng máy in thông thường.
Tuy nhiên, nếu bạn dự định in số lượng lớn mã vạch, chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư vào máy in chuyển nhiệt. Máy in chuyển nhiệt được thiết kế đặc biệt để in mã vạch và nhãn.
Máy in mã vạch là loại máy chuyên dụng được thiết kế chuyên dụng để in mã vạch. Chúng đắt hơn máy in thông thường nhưng chúng có ưu điểm là có thể in mã vạch trực tiếp lên sản phẩm.
Máy in thông thường cũng có thể được sử dụng để in mã vạch, nhưng bạn sẽ cần mua nhãn hoặc thẻ đặc biệt cho mục đích đó.
Nếu không có máy in chuyển nhiệt, bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ in trực tuyến, chẳng hạn như Moo hoặc Vistaprint.
6. Kiểm tra mã vạch của bạn
Khi bạn đã in mã vạch của mình, điều quan trọng là phải kiểm tra chúng để đảm bảo chúng hoạt động chính xác. Cách tốt nhất để làm điều này là quét mã vạch bằng máy quét mã vạch của bạn.
Nếu mã vạch hoạt động chính xác, máy quét sẽ có thể đọc được dữ liệu được mã hóa trong mã vạch. Nếu máy quét không thể đọc được mã vạch, có thể do lỗi in hoặc sử dụng sai ký hiệu.
Bạn cũng nên kiểm tra mã vạch của mình bằng nhiều máy quét để đảm bảo. Máy quét mã vạch có thể khác nhau về khả năng đọc các ký hiệu nhất định, vì vậy điều quan trọng là phải kiểm tra bằng nhiều loại máy quét.
Câu hỏi thường gặp về hệ thống mã vạch
Loại mã vạch nào được sử dụng phổ biến nhất?
Loại mã vạch được sử dụng phổ biến nhất là Mã 128. Đây là loại mã vạch phổ quát có thể được đọc bởi tất cả các máy quét mã vạch chính.
Các loại mã vạch khác nhau là gì?
Có nhiều loại mã vạch khác nhau nhưng phổ biến nhất là:
- Mã 128
- UPC-A
- UPC-E
- EAN-13
- EAN-8
- ITF (Hai trong số năm xen kẽ)
Làm cách nào để tạo mã vạch?
Có nhiều cách để tạo mã vạch. Cách dễ nhất là sử dụng trình tạo mã vạch trực tuyến, chẳng hạn như Trình tạo mã vạch.
Mã vạch 10 chữ số gọi là gì?
Mã vạch 10 chữ số được gọi là mã vạch EAN-13.
Mã vạch 5 chữ số gọi là gì?
Mã vạch gồm 5 chữ số được gọi là mã vạch UPC-E.
Mã QR là loại mã vạch nào?
Mã QR là mã vạch hai chiều. Mã vạch hai chiều còn được gọi là mã ma trận hoặc mã chấm.
Mã vạch có thể chứa bao nhiêu dữ liệu?
Lượng dữ liệu mà mã vạch có thể chứa tùy thuộc vào loại mã vạch. Các loại mã vạch phổ biến nhất có thể chứa tới 20 chữ số dữ liệu.
Sự khác biệt giữa EAN-8 và EAN-13 là gì?
EAN-8 là mã vạch gồm 8 chữ số được sử dụng cho các mặt hàng nhỏ, chẳng hạn như sách. EAN-13 là mã vạch gồm 13 chữ số được sử dụng cho các mặt hàng lớn hơn, chẳng hạn như thiết bị.
Kết luận
Việc triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng tạo mã vạch là điều không cần bàn cãi đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.
Với chi phí triển khai thấp và tính linh hoạt, mã vạch mang lại nhiều lợi ích có thể hợp lý hóa hoạt động, cải thiện độ chính xác và tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Nguồn: https://icheckcorporation.vn/
Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ để được hỗ trợ
– Hotline: 0911 719 969
– Email:tuandq@icheck.com.vn
– Fanpage: https//www.facebook.com/iCheckcorporation.vn
– Website: https://icheckcorporation.vn/
