Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những khái niệm cơ bản về mã số, mã vạch hàng hóa và các quy định liên quan đến việc sử dụng chúng. Hiểu rõ về mã số và mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp và người tiêu dùng quản lý và xác định thông tin sản phẩm một cách chính xác và hiệu quả hơn.
Mã Số mã vạch hàng hoá là gì?
Mã số hàng hóa, được gọi là “Article Number Code” trong tiếng Anh, là một dãy số nguyên được sử dụng để xác định và chứng minh thông tin về sản phẩm. Mã số này cung cấp các thông tin liên quan đến xuất xứ, nhà sản xuất, và các chi tiết khác của sản phẩm khi nó được lưu thông từ quốc gia này đến quốc gia khác hoặc giữa các vùng trong một quốc gia.
Mã vạch hàng hóa là hình thức biểu diễn đồ họa của mã số hàng hóa. Nó bao gồm các dãy vạch đen trắng song song hoặc các mẫu hình khác nhau, giúp mã hóa các thông tin cần thiết về sản phẩm. Khi quét mã vạch bằng máy quét hoặc thiết bị di động, hệ thống có thể nhanh chóng giải mã và hiển thị thông tin liên quan đến sản phẩm.
Cấu Trúc của Mã Số Hàng Hóa
Mã số hàng hoá có cấu trúc như sau:
– Mã Quốc Gia hoặc Vùng: Phần đầu của mã số thường biểu thị quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi sản phẩm được sản xuất hoặc đăng ký.
– Mã Doanh Nghiệp: Phần tiếp theo của mã số là một chuỗi số duy nhất dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất hoặc phân phối sản phẩm.
– Mã Sản Phẩm: Đây là phần riêng biệt cho từng sản phẩm cụ thể, giúp xác định từng loại hàng hóa một cách duy nhất.
Ví dụ, mã số điện thoại quốc tế như mã vùng (+1 cho Hoa Kỳ, +84 cho Việt Nam) cũng tương tự như mã số hàng hóa, giúp phân biệt và định danh sản phẩm từ các quốc gia hoặc vùng khác nhau.
Hệ thống mã vạch phổ biến
Trong lĩnh vực thương mại toàn cầu, mã số hàng hóa là công cụ quan trọng giúp định danh và quản lý sản phẩm. Mã số này giúp các doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và xác định hàng hóa trên thị trường quốc tế. Hiện nay, có hai hệ thống mã số hàng hóa chính được sử dụng rộng rãi:
Hệ Thống UPC (Universal Product Code)
UPC là một trong những hệ thống mã số hàng hóa đầu tiên, được sử dụng rộng rãi tại thị trường Hoa Kỳ và Canada từ thập niên 1970. UPC bao gồm mã số UPC-A và UPC-E, được thiết kế để dễ dàng quét và nhận diện sản phẩm.
- UPC-A: Gồm 12 chữ số, bao gồm mã quốc gia, mã doanh nghiệp, mã sản phẩm, và số kiểm tra.
- UPC-E: Một dạng nén của UPC-A, sử dụng ít chữ số hơn, thường dành cho các sản phẩm có kích thước nhỏ.
Hệ Thống EAN (European Article Number)
Mã vạch EAN được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, đặc biệt tại các thị trường châu Âu và châu Á. EAN có hai loại mã phổ biến là EAN-13 và EAN-8, mỗi loại có cấu trúc và ứng dụng riêng.
Cấu trúc mã vạch EAN-13
Mã số EAN-13 bao gồm 13 chữ số và được chia thành 4 nhóm, mỗi nhóm mang ý nghĩa cụ thể:
- Nhóm 1: Ba chữ số đầu tiên từ trái sang phải là mã số quốc gia hoặc vùng lãnh thổ.
- Nhóm 2: Bốn chữ số tiếp theo là mã số doanh nghiệp.
- Nhóm 3: Năm chữ số kế tiếp là mã số sản phẩm.
- Nhóm 4: Chữ số cuối cùng là số kiểm tra (check digit).
Ví dụ về mã số EAN-13:
Mã số: 893 3481 00106 3
- 893: Mã số quốc gia của Việt Nam.
- 3481: Mã số doanh nghiệp tại Việt Nam.
- 00106: Mã số sản phẩm cụ thể.
- 3: Số kiểm tra.
Cách tính số kiểm tra (C):
1. Cộng tổng các số ở vị trí lẻ từ phải sang trái (trừ số C): `6 + 1 + 0 + 8 + 3 + 9 = 27`.
2. Nhân kết quả trên với 3: `27 x 3 = 81`.
3. Cộng tổng các số ở vị trí chẵn: `0 + 0 + 1 + 4 + 3 + 8 = 16`.
4. Cộng kết quả từ bước 2 và bước 3: `81 + 16 = 97`.
5. Tìm bội số của 10 gần nhất lớn hơn hoặc bằng tổng ở bước 4: `100`.
6. Trừ kết quả ở bước 4 từ bội số của 10: `100 – 97 = 3`.
Vậy số kiểm tra (C) là 3.
Cấu Trúc của mã vạch EAN-8
Mã số EAN-8 ngắn hơn, chỉ gồm 8 chữ số và được chia thành 3 nhóm:
- Nhóm 1: Ba chữ số đầu tiên là mã số quốc gia.
- Nhóm 2: Bốn chữ số tiếp theo là mã số sản phẩm.
- Nhóm 3: Chữ số cuối cùng là số kiểm tra.
Ví dụ về mã số EAN-8: 893 1234 5
- 893: Mã số quốc gia.
- 1234: Mã số sản phẩm.
- 5: Số kiểm tra.
Cách tính số kiểm tra của EAN-8 tương tự như EAN-13, nhưng chỉ áp dụng cho 7 số trước đó.
Sử Dụng Mã Số Hàng Hóa EAN Tại Việt Nam
Để sử dụng mã số EAN, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải đăng ký với tổ chức EAN-VN. Sau khi được cấp mã số, mã số này sẽ được ghi nhận trong cơ sở dữ liệu của EAN toàn cầu. Doanh nghiệp phải gửi đơn đăng ký để trở thành thành viên của EAN-VN và được cấp mã số cho sản phẩm của mình. Quá trình này đảm bảo rằng mã số của sản phẩm được công nhận và sử dụng hợp pháp trên toàn thế giới.
Mã số hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và lưu thông sản phẩm trên thị trường quốc tế. Sự khác biệt giữa hệ thống UPC và EAN phản ánh sự đa dạng trong cách tiếp cận quản lý hàng hóa ở các khu vực khác nhau. Hiểu rõ về cấu trúc và quy trình đăng ký mã số hàng hóa giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và nâng cao hiệu quả quản lý sản phẩm.
Quy trình đăng ký mã số mã vạch tại Việt Nam
Bước 1: Đăng ký mã số mã vạch
Doanh nghiệp cần đăng ký mã vạch với GS1 Việt Nam để được cấp mã số. Mã số sau khi cấp sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu EAN toàn cầu.
Để được cấp mã số, Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ theo quy định của Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng, trong đó có giấy phép đăng ký kinh doanh và đơn xin cấp mã vạch.
Bước 2: Tạo mã vạch
Sau khi đã được cấp mã số theo quy định của nhà nước, Doanh nghiệp cần tạo mã vạch để sử dụng trên bao bì sản phẩm. Dưới đây là 2 trang tạo mã vạch miễn phí được tin dùng nhất hiện nay:
Quy Định Xử Phạt Vi Phạm Hành Chính Về Mã Số, Mã Vạch
Việc sử dụng mã số, mã vạch không đúng quy định có thể dẫn đến các hình thức xử phạt hành chính. Một số vi phạm phổ biến bao gồm:
- Sử Dụng Mã Số, Mã Vạch Giả: Sử dụng mã số, mã vạch không được cấp phép hoặc làm giả mã vạch là vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt nghiêm khắc.
- Không Đăng Ký Mã Số, Mã Vạch: Sản phẩm không có mã số, mã vạch đã đăng ký có thể bị xử phạt và không được phép lưu hành trên thị trường.
- Sai Thông Tin Mã Vạch: Cung cấp thông tin sai lệch trong mã vạch, như sai nguồn gốc hoặc nhà sản xuất, cũng bị coi là vi phạm.
Tại Sao Mã Số, Mã Vạch Quan Trọng?
- Quản Lý Hiệu Quả: Mã số và mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm và tồn kho một cách chính xác và hiệu quả.
- Đảm Bảo Minh Bạch: Cung cấp thông tin rõ ràng và minh bạch về sản phẩm cho người tiêu dùng, giúp họ có niềm tin khi mua hàng.
- Tăng Tính Tương Tác Quốc Tế: Giúp sản phẩm dễ dàng được nhận diện và lưu thông trên các thị trường quốc tế.
Kết Luận
Mã số và mã vạch là công cụ quan trọng trong việc quản lý và xác định thông tin sản phẩm. Chúng không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng. Việc tuân thủ đúng các quy định về mã số, mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các vi phạm pháp lý và củng cố lòng tin từ phía khách hàng.
