Quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát việc xuất nhập hàng và lập kế hoạch phát triển phù hợp. Nhiều doanh nghiệp không muốn giữ quá nhiều hàng tồn vì nó gây ra nhiều chi phí và đôi khi dẫn đến tổn thất do hàng hóa bị hỏng.

Tuy nhiên, đồng thời, doanh nghiệp cần có một lượng hàng tồn kho dự trữ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời và tránh tình trạng gián đoạn trong quy trình sản xuất do thiếu nguyên liệu. Bài viết sau của iCheck sẽ cung cấp thêm thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho hiệu quả hơn. Hãy cùng đọc nhé!

1. Những rủi ro của hàng tồn kho và kho hàng khi quản lý tồn kho

Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể gây ra những rủi ro tiềm ẩn, thậm chí gây tổn thất nặng nề cho doanh nghiệp.

Có 3 rủi ro mà doanh nghiệp cần chú ý khi quản lý tồn kho:

a. Không xác định đúng mức tồn kho cần thiết

Mức tồn kho là số lượng hàng hóa cần duy trì trong kho đủ cho hoạt động kinh doanh mà vẫn tiết kiệm chi phí. Nếu không xác định được mức tồn kho này, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng “thiếu khi hàng bán chạy” và “thừa khi hàng bán chậm”. Do đó, quan trọng là xác định mức tồn kho thấp nhất và cao nhất cho từng loại hàng hóa dựa trên nhu cầu thực tế.

b. Hàng quá đát, quá hạn, lỗi thời

Rủi ro lớn nhất của hàng tồn kho là khi hàng hóa quá đát, hết hạn sử dụng hoặc không còn phù hợp với thị trường. Đối với các loại hàng hóa có tuổi thọ ngắn như thực phẩm, thời trang, thuốc, sản phẩm chăm sóc sức khỏe và làm đẹp… nếu không quản lý kho hàng một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với tổn thất lớn và chi phí không đáng có.

Vì vậy, việc kiểm tra kho định kỳ mỗi 6 tháng một lần là rất quan trọng. Điều này giúp so sánh số lượng hàng thực tế trong kho với số liệu trong sách kế toán và kiểm soát chất lượng của hàng trong kho.

c. Rủi ro khi quản lý kho thủ công

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng sổ sách hoặc bảng tính Excel để quản lý hàng hóa trong kho. Tuy nhiên, các phương pháp này không chỉ tốn thời gian và công sức mà còn dễ gây ra sai sót.

Sử dụng phần mềm quản lý kho đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều nhà quản lý doanh nghiệp nhờ tính hiệu quả và chính xác. Những phần mềm này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho việc kiểm tra kho, giảm thiểu tổn thất và tự động xác định mức tồn kho.

2. Lưu ý trong quá trình quản lý hàng tồn kho

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần chú ý các vấn đề sau:

– Luôn tuân thủ quy định về việc khóa và niêm phong kho, đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong kho.

– Chỉ những nhân viên được phân công mới được phép vào kho, và việc này cần sự chấp thuận của quản lý.

– Cần có biện pháp bảo vệ để ngăn chặn trộm cắp trong kho.

– Nếu sử dụng dịch vụ lưu trữ hoặc quản lý kho từ bên ngoài, cần thiết phải có hợp đồng rõ ràng. Hợp đồng này cần bao gồm các điều khoản, chính sách và các điều khoản về bồi thường.

– Quản lý kho cần xác định định mức tồn kho cho từng loại hàng hóa để dễ dàng kiểm soát.

3. Một số phương pháp “giải phóng” hàng tồn kho thu hồi vốn nhanh cho doanh nghiệp

a. Giảm giá sản phẩm

Triển khai chương trình khuyến mãi giảm giá sản phẩm là một trong những phương pháp phổ biến nhất để thanh lý hàng tồn. Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình thức khuyến mãi khác nhau như “Mua 1 tặng 1”, “Sản phẩm giá 199.000 đồng chỉ còn 19.000 đồng”, … với số lượng có hạn và thời gian diễn ra ngắn ngủi, chỉ từ 1-2 ngày.

Hoặc có thể tạo sự chú ý bằng việc tổ chức chương trình giờ vàng giá sốc, trong đó tất cả hoặc một số sản phẩm nổi bật sẽ được giảm giá đặc biệt trong một khoảng thời gian ngắn, có thể chỉ trong một giờ hoặc một ngày duy nhất.

b. Triển khai chương trình bốc thăm tặng quà

Phương pháp này giúp doanh nghiệp thanh lý hàng tồn mà không cần phải giảm giá sản phẩm, từ đó tránh được lo ngại của khách hàng về chất lượng sau khi giảm giá. Doanh nghiệp có thể tổ chức chương trình bốc thăm may mắn, trong đó khách hàng có hóa đơn thanh toán với giá trị từ một ngưỡng cụ thể (ví dụ 500.000 đồng) sẽ được tham gia bốc thăm và nhận quà tặng. Sử dụng hàng tồn làm quà tặng cho chương trình này giúp tiết kiệm chi phí và thu hút sự quan tâm của khách hàng.

c. Bán hàng theo Combo

Chiến lược này liên quan đến việc kết hợp các sản phẩm có liên quan hoặc cần thiết cho nhau thành các Combo và bán chúng với mức giá ưu đãi so với việc mua từng món lẻ. Ví dụ, Combo bếp điện kèm bộ nồi gia dụng. Điều này giúp khách hàng tiết kiệm chi phí và đồng thời giúp doanh nghiệp thanh lý hàng tồn một cách hiệu quả.

4. Gợi ý phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

a. Sắp xếp vị trí kho hàng khoa học

Một trong những sai lầm phổ biến khi quản lý hàng tồn kho là không sắp xếp hàng hóa một cách khoa học. Thay vì đặt hàng hóa trong kho một cách ngẫu nhiên, người quản lý nên sắp xếp chúng một cách logic và có hệ thống. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc xuất nhập kho và kiểm soát hàng tồn. Ngoài ra, việc sắp xếp kho hàng khoa học cũng giúp hạn chế tình trạng thất thoát hoặc nhầm lẫn hàng hóa.

Để thực hiện điều này, bạn có thể bắt đầu bằng việc phân loại hàng hóa ngay từ quá trình nhập kho. Sau đó, áp dụng các biện pháp như dán mã sản phẩm, đánh dấu kệ hàng, sử dụng mũi tên chỉ vị trí, … để sắp xếp hàng hóa một cách gọn gàng và khoa học hơn.

b. Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO

Hai thuật ngữ phổ biến trong quản lý hàng tồn kho là FIFO và LIFO:

– Phương pháp FIFO (First in – First out) đề cập đến việc ưu tiên xuất các mặt hàng được nhập vào trước đây trước tiên. Đây là phương pháp thích hợp cho các loại hàng hóa có tính chất ngắn hạn như thực phẩm, thời trang,… Với phương pháp này, doanh nghiệp cần tổ chức kho hàng sao cho thuận tiện trong việc xuất hàng.

– Phương pháp LIFO (Last in – First out) ngược lại, ưu tiên việc xuất các mặt hàng mới nhất được nhập vào trước. Điều này giúp cập nhật giá thành, điều chỉnh chi phí sản xuất và lập kế hoạch bán hàng một cách hiệu quả. Phương pháp này thường được áp dụng cho các nguyên vật liệu có thời gian lưu kho lâu như vật liệu xây dựng.

c. Tiến hành kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê kho định kỳ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng hóa, hiểu rõ số lượng tồn kho. Quá trình kiểm kê và quản lý hàng tồn kho bao gồm:

– Kiểm kê tại chỗ: Đây là việc chọn một sản phẩm cụ thể, kiểm tra và so sánh với số lượng thực tế trong kho. Phương pháp này giúp nhà quản lý hiểu rõ tình hình hàng hóa cụ thể, xem xét việc hàng này có đang được bán chạy không. Nó cũng giúp cung cấp thông tin về lượng hàng tồn kho liên tục tại mọi thời điểm. Tuy nhiên, điều này đồng nghĩa với việc tốn thời gian, nhân lực và công việc của bộ phận kế toán sẽ tăng lên.

– Kiểm kê theo chu kỳ: Quá trình kiểm kê kho sẽ được thực hiện theo kế hoạch được xác định trước. Ưu điểm của phương pháp này là có thể tập trung vào công việc kiểm kê vào một thời điểm cụ thể. Tuy nhiên, khoảng thời gian giữa các lần kiểm kê khá dài, dẫn đến khó khăn khi phải đối mặt với các vấn đề bất ngờ trong quá trình này.

d. Xác định vòng quay tồn kho phù hợp

Vòng quay hàng tồn kho là một chỉ số đo lường số lần hàng trong kho được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm hoặc ngắn hơn.

Việc xác định vòng quay hàng tồn kho sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tốc độ bán hàng của doanh nghiệp và đưa ra kế hoạch nhập hàng hợp lý.

Công thức tính vòng quay tồn kho:

Vòng quay tồn kho = Tổng giá trị hàng bán / Tồn kho trung bình

Trong đó:
– Tồn kho trung bình là giá trị trung bình của hàng hóa bạn đang giữ trong kho và trên kệ hàng chưa được bán trong một khoảng thời gian nhất định.
– Tồn kho trung bình = (Tồn kho đầu kỳ + Tồn kho cuối kỳ) / 2

Ví dụ: Tính vòng quay hàng tồn kho của một cửa hàng quần áo. Tổng giá trị hàng bán là 1 tỷ đồng trong một năm, và tồn kho trung bình là 500 triệu đồng. Vòng quay hàng tồn kho là 2, tức là cửa hàng bán ra hàng tồn kho 2 lần trong năm.

Thường thì, một hệ số vòng quay hàng tồn kho lớn hơn cho thấy rằng cửa hàng bán hàng nhanh, không có hàng tồn kho lớn, và tiền mặt không bị rơi vào hàng tồn kho hoặc giá vốn. Tuy nhiên, hệ số này quá cao cũng không tốt, có thể dẫn đến thiếu hàng khi có nhu cầu tăng đột ngột từ thị trường. Do đó, việc xác định hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải cân nhắc để đảm bảo sản xuất và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

e. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng

Lựa chọn một phần mềm quản lý kho với chi phí đầu tư thấp và dễ sử dụng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý kho, từ đó giảm thiểu tối đa sự lãng phí nguồn lực.

iCheck hiểu được điều này và đã phát triển phần mềm DMS – Hỗ trợ quản lý hệ thống phân phối, với tính năng quản lý tồn kho. Phần mềm iCheck DMS hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ sau:

– Phân loại kho theo chức năng sử dụng, quản lý kho theo từng nhà phân phối với nhiều đơn vị tính khác nhau.
– Kiểm kê tồn kho tại các điểm bán, ghi nhận dữ liệu theo thời gian thực.

Nếu doanh nghiệp của bạn đặt mục tiêu tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ kiểm kê tồn và quản lý hàng tồn kho hiệu quả, hãy liên hệ ngay với iCheck để được tư vấn miễn phí!

Nguồn: https://icheckcorporation.vn/

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ để được hỗ trợ

– Hotline: 0911 719 969

– Email:tuandq@icheck.com.vn

– Fanpage: https//www.facebook.com/iCheckcorporation.vn

– Website: https://icheckcorporation.vn/